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Dez passos para a implementação do GS1 eCom |
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Esta página destina-se apoiar as empresas que estão a iniciar a adopção das Normas GS1 eCom, através da identificação dos principais passos para uma implementação bem sucedida.
1. Identificar o processo de negócio em que pretende implementar a GS1 eCom;
2. Certificar-se de que há um compromisso por parte dos quadros superiores da sua empresa no que respeita à implementação da GS1 eCom;
3. Contactar a GS1 Portugal;
4. Certificar-se de que a sua empresa é associada da GS1 Portugal e tem um CEP
5. Informar-se sobre as Normas GS1;
6. Verificar de que Standard necessita;
7. Informar-se junto da GS1 Portugal se há perfis de mensagens específicos para o seu país/sector;
8. Realizar uma análise dos dados que precisa de trocar e do conteúdo da mensagem padrão ou perfil;
9. Alinhar os Ficheiros Mestre com os parceiros comerciais;
10. Iniciar a troca de dados, utilizando os Standards GS1.
1. Identificar o processo de negócio em que pretende implementar a GS1 eCom
Os Standards GS1 eCom apoiam uma variedade de processos de negócio da cadeia de valor: da Nota de Encomenda, ao Pagamento, passando pela Entrega. Para cada um destes processos são necessários diferentes conjuntos de mensagens.
Assim, antes de iniciar qualquer implementação da GS1 eCom, é necessário responder às seguintes questões:
- Em processos de negócio será implementada a GS1 eCom?
- Que dados serão trocados nestes processos?
- Que parceiros comerciais vão enviar ou receber estes dados?
Os Standards GS1 eCom fornecem soluções para múltiplos sectores, utilizando a mesma mensagem GS1 eCom, através de perfis aplicados às mensagens gerais, por exemplo, na indústria alimentar, entretenimento, material de escritório ou têxtil. Portanto, as especificidades do sector deverão também ser tomadas em linha de conta durante a análise dos processos.
Além disso, em alguns países, os grupos de utilizadores criam perfis de mensagens que reflectem as práticas regionais de implementação da GS1 eCom em sectores e processos de negócio específicos (ver passo 7).
2. Certificar-se de que há um compromisso por parte dos quadros superiores da sua empresa no que respeita à implementação da GS1 eCom.
Este passo é fundamental para o sucesso da implementação, visto ser necessário disponibilizar recursos humanos e financeiros.
Os quadros superiores das empresas precisam de ter uma compreensão básica dos princípios e benefícios da GS1 eCom. Têm que estar cientes de que a implementação da GS1 eCom torna a relação entre parceiros comerciais mais eficiente, aumentando o seu nível de satisfação. Também gera ganhos de eficiência na cadeia de valor, na redução de riscos e optimização de stocks.
3. Contactar a GS1 Portugal
Entre em contacto com a GS1 Portugal, onde será atendido por profissionais especializados nas diferentes áreas técnicas GS1, entre as quais a GS1 eCom.
O ponto de contacto para as empresas que procuram apoio na implementação das Normas GS1 é sempre a Organização Membro GS1 local, neste caso, a GS1 Portugal. Se os profissionais da Organização Membro não puderem ajudar directamente, têm acesso à rede internacional da GS1 eCom, que conta com peritos de outras Organizações Membro GS1 e solution providers.
A GS1 tem mais de 100 Organizações Membro, que fornecem os seus serviços a cerca de dois milhões de utilizadores, em mais de 150 países.
As empresas cujos países não têm uma Organização Membro GS1 podem contactar directamente o gabinete da GS1 Global Office.
4. Certificar-se de que a sua empresa é associada da GS1 Portugal e tem um CEP
Os Identificadores-Chave GS1 são utilizados em todos os Standards GS1, tanto na circulação física dos produtos, por exemplo através dos códigos de barras, como na circulação de informação. Sem os Identificadores-Chave GS1 a utilização dos Standards GS1 não seria possível.
Os Identificadores-Chave GS1 são criadas utilizando o CEP (Código de Empresa Portuguesa), que pode ser obtido através da GS1 Portugal.
Os seguintes Identificadores-Chave são construídos utilizando o mesmo CEP:
- GLN – Global Location Number, que identifica locais e entidades, utilizado em todas as mensagens GS1 eCom.
- GTIN – Global Trade Item Number, que identifica mercadorias e serviços, utilizado em todas as mensagens GS1 eCom.
- Outras mensagens para aplicações específicas, ex: identificação de unidades logísticas ou activos
Se não tem a certeza se a sua empresa é associada e tem um CEP, entre em contacto com a GS1 Portugal.
5. Informar-se sobre os Standards GS1 eCom
A GS1 Portugal fornece uma vasta gama de material informativo sobre os Standards GS1 eCom, incluindo cursos on-line que estão disponíveis nas Organizações Membro GS1.
A GS1 Portugal também realiza Acções de Formação. Para mais informações, consultar o Catálogo das Acções de Formação GS1.
6. Verificar de que Standard necessita
A GS1 Portugal fornece dois conjuntos de Standards eCom:
- GS1 EANCOM®: standard GS1 “clássico” para a EDI, um subconjunto simplificado do UN/EDIFACT
- GS1 XML: utiliza a linguagem XML para troca de documentos comerciais através da internet
Para os novos utilizadores da GS1 eCom, a GS1 recomenda a GS1 XML. No entanto, se os seus parceiros comerciais forem utilizadores da GS1 EANCOM®, poderá ter de utilizar esse Standard.
A GS1 EANCOM® tem uma grande base de utilizadores em todo o mundo. Como tal, num futuro próximo, GS1 continuará a apoiar este standard.
7. Verificar com a GS1 Portugal se há perfis de mensagem específicos para o seu país/ sector
Várias Organizações Membro GS1 trabalham com os seus utilizadores na criação de perfis de mensagens GS1 eCom adaptados a sectores específicos nos seus países, ex: na Holanda para o sector DIY.
Os perfis são subconjuntos de mensagens totalmente compatíveis com os standards “gerais”. São adaptados às necessidades dos grupos de utilizadores-alvo, por exemplo, escolhendo apenas certos componentes da mensagem opcional. Geralmente, a documentação desses perfis contém recomendações para implementá-los em sectores específicos ou grupos de utilizadores, sendo frequentemente referidos como Message Implementation Guidelines (MIGs).
Os grupos de utilizadores podem criar perfis a nível internacional para o seu sector. Por exemplo, o Upstream Group desenvolveu standards GS1 para a integração da cadeia de valor entre os fabricantes e os seus fornecedores.
Também foram desenvolvidas directrizes para a implementação da EDI através dos Standards GS1 eCom
8. Realizar uma análise dos dados que precisa trocar e do conteúdo da mensagem padrão ou perfil.
Os Standards GS1 eCom são desenvolvidos com base nas necessidades do utilizador real e revistos pelas empresas utilizadoras de modo a cobrir a totalidade ou a maioria dos dados trocados entre parceiros comerciais.
No entanto, podem existir lacunas entre as necessidades do utilizador e os dados abrangidos pelas mensagens, como tal, as Normas devem ser actualizadas em conformidade.
É muito importante não esquecer que os termos comerciais utilizados pela sua empresa podem diferir dos utilizados pela GS1, embora possam ter o mesmo conteúdo semântico. Portanto, a comparação deve ser feita entre as definições dos dados, em vez de apenas entre termos comerciais.
As definições de dados GS1 podem ser encontradas no Global Data Dictionary (GDD).
No caso de identificar lacunas entre as suas necessidades e as que são abrangidas pelas Mensagens GS1, será necessário apresentar uma Solicitação de Alteração (Change Request) à GS1 Global Standards Management Process (GSMP), para alterar a Mensagem ou solicitar o desenvolvimento de uma nova Mensagem.
Se a mudança tiver de ser apresentada num MIG local, então a Solicitação de Alteração deve ser submetida à Organização Membro GS1, que irá identificar o grupo de trabalho de utilizadores mais vocacionado para responder à necessidade apontada.
9. Alinhar os Ficheiros Mestre com os parceiros comerciais
O Alinhamento de Ficheiros Mestre é um passo fundamental para a implementação da GS1 eCom, uma vez que os Ficheiros Mestre não são repetidos nas mensagens transaccionadas, mas simplesmente referenciadas pelas Chaves de Identificação do Standard. Por exemplo, o nome e endereço do comprador e vendedor não são mencionados na Nota de Encomenda ou no Aviso de Expedição, mas simplesmente referidos como GLNs do Comprador e do Vendedor.
Esta abordagem permite remover os dados redundantes das mensagens transaccionadas, assegurando um processo mais eficiente e menos oneroso, através da integração da transferência electrónica de dados com o fluxo físico das mercadorias.
A GS1 fornece Standards para a transferência de Ficheiros Mestre. Existem duas formas principais de partilhar os Ficheiros Mestre:
- Na forma mais simples, os Ficheiros Mestre podem ser enviados por fax ou email. Esta solução pode ser adequada para as empresas que não têm experiência na utilização da GS1 eCom. Numa fase posterior, quando a empresa já tiver uma infra-estrutura GS1 eCom implementada, as Normas para Dados Mestre devem ser utilizadas.
- A troca bilateral de Dados Mestre entre parceiros comerciais através dos Standars GS1 eCom. Quando alguns destes dados são trocados, a mensagem necessita de ser reenviada, incluindo as actualizações.
As trocas bilaterais funcionam muito bem para um número limitado de parceiros comerciais, mas quando o número de parceiros comerciais aumenta tornam-se difíceis de gerir. Através da GS1 GDSN - Global Data Synchronisation Network, os parceiros de negócio podem publicar os seus dados e serem automaticamente notificados sobre quaisquer actualizações.
10.Iniciar a troca de dados utilizando os Standards GS1 eCom
Antes de se iniciar a troca de mensagens GS1 eCom , deve ter-se em atenção algumas questões técnicas:
- A sua empresa necessita adquirir um software ou serviço que permita implementar os Standards GS1. A GS1 Portugal não recomenda um produto específico, pois um dos seus princípios fundamentais é a neutralidade no mercado, mas pode fornecer uma lista de empresas prestadoras de serviços.
- Quando o software estiver instalado, será necessário mapear os dados armazenados na sua base de dados interna, ex: um ERP (Enterprise Resource Planning), isto é, um sistema back-end para o software que permite implementar a GS1 eCom.
- Os seus parceiros comerciais terão necessidade de saber quais são os requisitos técnicos para trocar dados comerciais com a sua empresa. Esta informação pode ser trocada sob a forma de Interchange Agreements (Acordo de Transferência). É possível encontrar alguns exemplos nos seguintes links:
- http://www.unece.org/cefact/recommendations/rec26/rec26_1995_r1133rev1.pdf
- http://www.unece.org/trade/untdid/download/99cp5r1.pdf
Esses modelos abrangem situações de negócio em geral e podem ser adaptados às necessidades específicas da sua empresa.
Depois de chegar a um acordo com os parceiros de negócio, deve-se testar a infra-estrutura eCom. Tanto o conteúdo das mensagens como a comunicação real terão de ser testados.
A GS1 Portugal fornece diversos serviços relacionados com a implementação GS1 eCom, ex: testes de mensagens, certificação, infra-estruturas GS1 eCom para transferência de um pequeno número de mensagens, etc. Familiarizar-se com estes serviços vai ajudar na sua implementação.
Quando os resultados de todos os testes forem positivos, estará pronto para iniciar a transferência electrónica de mensagens e apreciar os benefícios da GS1 eCom.
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